Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 6

Contabilitate

Contul 623 - Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.

În debitul contului 623 "Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate" se înregistrează:

– sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542);

– sume clarificate trecute pe cheltuieli (473).

Contul nu prezintă sold realizându-se închiderea pe creditul contului 121 - Profit și pierdere.

Acest cont se dezvoltă pe următoarele conturi sintetice de gradul II:

6231. Cheltuieli de protocol

6232. Cheltuieli de reclamă și publicitate

Abordarea contabilă

Contul 623 este un cont de cheltuieli utilizat pentru a înregistra costurile cu activitățile de promovare și de relații publice ale unei entități. Aceste cheltuieli sunt esențiale pentru a reflecta costurile de marketing, care ajută la creșterea vânzărilor și la consolidarea imaginii brandului.

Definiție: Acest cont înregistrează cheltuielile cu publicitatea (campanii TV, radio, online, print), cu reclama (panouri publicitare, flyere, cataloage) și cu protocolul (cadouri pentru clienți, mese de afaceri, evenimente de lansare).
Funcția: Rolul său principal este de a recunoaște cheltuiala în momentul în care serviciul a fost prestat și facturat, conform principiului contabilității de angajamente. Este important să se facă o distincție clară între cele trei tipuri de cheltuieli, deoarece au un regim fiscal diferit.
Structura: Este un cont de cheltuieli, având un sold debitor. La sfârșitul perioadei fiscale, soldul său este transferat în contul de profit și pierdere (contul 121), pentru a calcula rezultatul final. .

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu: o companie plătește o factură pentru o campanie publicitară online în valoare de 5.000 lei (la care se adaugă TVA de 19%).

1. La înregistrarea facturii pentru publicitate:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
623 "Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate"	5.000	401 "Furnizori"	5.950
4426 "TVA deductibilă"	950

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 623 pentru a recunoaște costul serviciului. Se debitează contul de active 4426 pentru TVA-ul deductibil. Se creditează contul de datorii 401 pentru valoarea totală a facturii.

Să luăm un alt exemplu: o companie oferă cadouri de protocol (cutii de ciocolată) în valoare de 200 lei (la care se adaugă TVA de 19%).

2. La înregistrarea cheltuielilor de protocol:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
623 "Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate"	200	371 "Mărfuri"	238
4428 "TVA neexigibilă"	38

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 623 pentru a recunoaște costul protocolului. Se creditează contul de stocuri 371 pentru ieșirea mărfurilor. Se debitează contul 4428 pentru TVA-ul aferent, care nu este deductibil conform Codului Fiscal, dar se înregistrează pentru o reflectare corectă a valorii.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 623 este prezentat în Contul de profit și pierdere, în categoria "Alte cheltuieli de exploatare" sau în linia dedicată acestui tip de cheltuieli, pentru a calcula rezultatul operațional al companiei.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul contabil al cheltuielilor cu publicitatea și promovarea este guvernat de principiile generale stabilite în IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare" și de IAS 38 "Active necorporale". IFRS nu impune un cont specific echivalent cu 623, dar principiile sale ghidează recunoașterea și evaluarea cheltuielilor de marketing.

Recunoaștere și evaluare: Conform IFRS, cheltuielile cu publicitatea și reclama sunt recunoscute în contul de profit și pierdere în momentul în care serviciul este prestat. Aceste cheltuieli nu se capitalizează, deoarece nu există o certitudine rezonabilă că vor genera beneficii economice viitoare. Chiar dacă o campanie publicitară de succes poate duce la o creștere a vânzărilor, beneficiile economice viitoare sunt dificil de măsurat și nu pot fi controlate de entitate.
Protocolul: Cheltuielile cu protocolul, cum ar fi mesele de afaceri sau cadourile, sunt recunoscute direct ca o cheltuială a perioadei, deoarece sunt considerate a fi cheltuieli de exploatare.
IFRS vs. OMFP: O diferență crucială între IFRS și OMFP constă în tratamentul cheltuielilor cu reclama și publicitatea, în special atunci când acestea sunt plătite în avans. Sub IFRS, o cheltuială plătită în avans ar trebui să fie recunoscută ca un activ (o cheltuială în avans) doar dacă serviciul corespunzător nu a fost încă prestat. Odată ce serviciul a fost prestat (de exemplu, campania publicitară a fost difuzată), cheltuiala este recunoscută integral.
Prezentare: IAS 1 permite entităților să-și prezinte cheltuielile fie pe natură (grupate pe tipuri de cheltuieli), fie pe funcție (de exemplu, cheltuieli de vânzare, cheltuieli de administrare). Cheltuielile de publicitate sunt de obicei prezentate în funcție de natura lor sau de funcția pe care o deservesc (de exemplu, cheltuielile de publicitate vor fi incluse în cheltuielile de vânzare).

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1 & IAS 38)
Tratament contabil	Utilizează un cont specific (623) pentru a înregistra direct cheltuiala.	Nu impune un cont specific.
Principiu fundamental	Se bazează pe contabilitatea de angajamente.	Se bazează pe principiul corespondentei și pe criteriile de recunoaștere a activelor.
Recunoaștere	Cheltuielile sunt recunoscute în momentul în care sunt suportate.	Cheltuielile sunt recunoscute în momentul în care serviciul este prestat.

În concluzie, IFRS tratează cheltuielile cu protocolul, reclama și publicitatea dintr-o perspectivă bazată pe principii și pe substanța economică a tranzacției, spre deosebire de OMFP, care se bazează pe o structură rigidă a planului de conturi.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 623 este o procedură crucială, nu doar pentru a se asigura că valoarea cheltuielilor este reală și corectă, ci și pentru a verifica dacă aceste cheltuieli respectă prevederile Codului Fiscal. Obiectivul principal al auditorului este de a verifica dacă cheltuielile sunt justificate, dacă au fost înregistrate în perioada corespunzătoare și dacă respectă limitele de deductibilitate fiscală.

Principalele proceduri de audit

Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina contractele cu terții (de exemplu, agenții de publicitate), facturile, bonurile fiscale și alte documente de plată. Se va asigura că documentele sunt valabile, că sumele corespund și că serviciile au fost prestate.
Validarea caracterului cheltuielilor: O procedură esențială este de a analiza natura cheltuielilor. Auditorul va distinge între cheltuieli de publicitate (care sunt, în general, deductibile integral) și cheltuieli de protocol (care sunt deductibile limitat). De exemplu, cadourile de afaceri pot fi considerate cheltuieli de protocol, în timp ce un banner publicitar pe un site web este o cheltuială de publicitate.
Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente serviciilor prestate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, o factură primită în ianuarie pentru o campanie publicitară desfășurată în decembrie trebuie înregistrată ca o cheltuială a anului precedent.
Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor cu publicitatea și protocolul în raport cu anii precedenți și cu volumul de activitate al companiei. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile sau o gestionare ineficientă a bugetului de marketing.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 623 este de un interes major, deoarece cheltuielile înregistrate aici au un impact direct asupra bazei de impozitare a impozitului pe profit și a TVA-ului. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la corectitudinea înregistrării și la justificarea acestor cheltuieli, mai ales în contextul în care anumite cheltuieli sunt deductibile limitat sau chiar deloc.

Principalele verificări ale ANAF

Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, ANAF va face o distincție clară între tipurile de cheltuieli:

Cheltuieli cu publicitatea și reclama: Acestea sunt, în general, cheltuieli deductibile integral, cu condiția ca ele să fie efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile și să fie justificate de documente legale. Inspectorii fiscali vor verifica dacă serviciile au fost prestate și dacă sunt necesare pentru activitatea economică a companiei.
Cheltuieli de protocol: Acestea sunt cheltuieli deductibile limitat. Conform Codului Fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din baza de impozitare (profitul contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și se scade venitul neimpozabil).

Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor, cum ar fi contractele cu agențiile de publicitate, facturile, chitanțele și bonurile fiscale. Pentru cheltuielile de protocol, inspectorii vor verifica, de asemenea, dacă sunt respectate limitele de deductibilitate și dacă bunurile sau serviciile oferite au fost destinate partenerilor de afaceri.
Corectitudinea TVA-ului: Un alt punct de interes pentru ANAF este corectitudinea deductibilității TVA-ului. TVA-ul aferent cheltuielilor de publicitate și reclamă este, de regulă, deductibil integral. În schimb, TVA-ul aferent cheltuielilor de protocol (care depășesc limita de 2%) nu este deductibil.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 623 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont și o înțelegere clară a regulilor de deductibilitate fiscală sunt esențiale pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 623 este un indicator important al strategiei de marketing a unei companii și al eficienței sale operaționale. Modul în care sunt gestionate aceste cheltuieli oferă indicii importante despre sănătatea operațională a entității și despre capacitatea sa de a genera vânzări.

Indicator al strategiei de creștere: O companie care investește constant sume semnificative în publicitate și reclamă demonstrează un angajament față de creșterea veniturilor și a cotei de piață. Analiștii vor urmări tendința acestor cheltuieli în raport cu vânzările. O creștere a cheltuielilor de publicitate care duce la o creștere și mai mare a vânzărilor este un semnal pozitiv, indicând o campanie de marketing de succes.
Impactul asupra profitabilității: Cheltuielile cu publicitatea și protocolul sunt o componentă a cheltuielilor operaționale ale unei companii. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile. O creștere a acestor costuri, fără o creștere proporțională a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor, cauzată de o campanie de marketing ineficientă.
Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor cu publicitatea și protocolul este un semn al unui management eficient. Analiștii vor evalua dacă managementul alocă bugetul de marketing în mod strategic și dacă obține un randament bun al investiției (ROI) din aceste cheltuieli. O planificare defectuoasă, care duce la costuri neprevăzute sau la cheltuieli excesive, este un semnal negativ pentru investitori.

Concluzie
Contul 623 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului strategic al unei companii. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și eficiența managementului în generarea de venituri și în controlul costurilor.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru