Contabilitate

Contul 625 - Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări

Abordarea contabilă

Contul 625 este un cont de cheltuieli utilizat pentru a înregistra costurile de deplasare ale personalului unei entități. Aceste cheltuieli sunt esențiale pentru a reflecta costurile de funcționare și de desfășurare a activității în afara sediului companiei.

Definiție: Acest cont înregistrează cheltuielile efectuate cu deplasările interne și externe ale angajaților și ale personalului cu funcții de conducere. Aici sunt incluse costuri precum cazare, transport, diurnă și alte cheltuieli asociate călătoriilor de afaceri.
Funcția: Rolul său principal este de a recunoaște cheltuiala în momentul în care a fost suportată, pe baza documentelor justificative (deconturi de cheltuieli, bonuri fiscale, facturi). Toate aceste cheltuieli sunt recunoscute direct ca o cheltuială a perioadei.
Structura: Este un cont de cheltuieli, având un sold debitor. La sfârșitul perioadei fiscale, soldul său este transferat în contul de profit și pierdere (contul 121), pentru a calcula rezultatul final. .

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu: un angajat se deplasează în interes de serviciu și are următoarele cheltuieli:

Cazare: 200 lei (la care se adaugă TVA de 19%)

Diurnă: 50 lei (nu se aplică TVA)

Transport: 50 lei (la care se adaugă TVA de 19%)

1. La înregistrarea facturii pentru cazare:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
625 "Cheltuieli cu deplasările, detașările și transferările"	200	401 "Furnizori"	238
4426 "TVA deductibilă"	38

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 625 pentru a recunoaște costul cazării. Se debitează contul de active 4426 pentru TVA-ul deductibil. Se creditează contul de datorii 401 pentru valoarea totală a facturii.

2. La înregistrarea diurnei acordate angajatului:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
625 "Cheltuieli cu deplasările, detașările și transferările"	50	4282 "Alte datorii în legătură cu personalul"	50

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 625 pentru a recunoaște costul diurnei. Se creditează contul de pasive 4282 pentru a înregistra datoria față de angajat.

3. La decontarea cheltuielilor cu angajatul:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
4282 "Alte datorii în legătură cu personalul"	50	5311 "Casa în lei"	50

Explicație: Se debitează contul de pasive 4282 pentru a stinge datoria față de angajat și se creditează contul de active 5311 pentru a înregistra ieșirea banilor din casierie.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 625 este prezentat în Contul de profit și pierdere, în categoria "Alte cheltuieli de exploatare" sau în linia dedicată acestui tip de cheltuieli, pentru a calcula rezultatul operațional al companiei.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul contabil al cheltuielilor cu deplasările și detașările este guvernat de principiile generale stabilite în IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare" și de IAS 19 "Beneficiile angajaților". IFRS nu impune un cont specific echivalent cu 625, dar principiile sale ghidează recunoașterea și evaluarea cheltuielilor.

Recunoaștere și evaluare: Conform IFRS, cheltuielile cu deplasările sunt recunoscute în contul de profit și pierdere pe măsură ce sunt suportate. Diurna și alte cheltuieli de deplasare sunt considerate o componentă a cheltuielilor operaționale ale companiei, necesare pentru desfășurarea activității. Nu există o distincție majoră între tratamentul contabil al acestor cheltuieli sub OMFP și IFRS.
IAS 19: Deși diurna și alte indemnizații de deplasare sunt incluse în beneficiile angajaților, ele sunt tratate ca cheltuieli ale perioadei, nu ca beneficii pe termen lung. Ele se înregistrează în contul de profit și pierdere la momentul în care sunt suportate.
Substanța economică: IFRS se concentrează pe substanța economică a tranzacției. O entitate trebuie să determine dacă un cost de deplasare este o cheltuială legată de vânzări (de exemplu, deplasarea unui agent de vânzări) sau o cheltuială de administrare (de exemplu, deplasarea unui manager la un seminar).
Prezentare: IAS 1 permite entităților să-și prezinte cheltuielile fie pe natură (grupate pe tipuri de cheltuieli), fie pe funcție (de exemplu, costul vânzărilor, cheltuieli de administrare, cheltuieli de distribuție). Cheltuielile cu deplasările sunt de obicei prezentate în funcție de funcția pe care o deservesc.

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1 & IAS 19)
Tratament contabil	Utilizează un cont specific (625) pentru a înregistra cheltuiala.	Nu impune un cont specific.
Principiu fundamental	Se bazează pe contabilitatea de angajamente.	Se bazează pe principiul corespondentei și al substanței economice.
Recunoaștere	Cheltuiala este recunoscută în momentul în care este suportată.	Cheltuiala este recunoscută în momentul în care serviciul este prestat sau costul este suportat.

În concluzie, IFRS tratează cheltuielile cu deplasările dintr-o perspectivă bazată pe principii și pe substanța economică a tranzacției, spre deosebire de OMFP, care se bazează pe o structură rigidă a planului de conturi.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 625 este o procedură crucială pentru a se asigura că valoarea cheltuielilor cu deplasările este reală, completă și corect evaluată. Obiectivul principal al auditorului este de a verifica dacă cheltuielile sunt justificate de documente legale și dacă au fost înregistrate în perioada corespunzătoare.

Principalele proceduri de audit

Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina deconturile de cheltuieli, ordinele de deplasare, facturile de cazare, bonurile de combustibil și chitanțele de transport. El se va asigura că documentele sunt valabile, că sumele corespund și că deplasările au avut loc în interes de serviciu.
Validarea caracterului cheltuielilor: O procedură esențială este de a verifica dacă deplasările sunt legate de activitatea companiei. De exemplu, un auditor va verifica dacă o deplasare a fost făcută pentru a participa la un târg de profil, la o întâlnire cu un client sau la un curs de formare.
Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente deplasărilor efectuate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, un decont de cheltuieli primit în ianuarie pentru o deplasare făcută în decembrie trebuie înregistrat ca o cheltuială a anului precedent.
Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor cu deplasările în raport cu anii precedenți și cu numărul de angajați care călătoresc. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile sau o gestionare ineficientă a costurilor cu deplasările.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 625 este de un interes major, deoarece cheltuielile înregistrate aici sunt, în mod normal, cheltuieli deductibile fiscal, având un impact direct asupra bazei de impozitare a impozitului pe profit. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la corectitudinea înregistrării și la justificarea cheltuielilor, în special la respectarea plafoanelor impuse de lege.

Principalele verificări ale ANAF

Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, cheltuielile cu deplasările sunt, în general, cheltuieli deductibile integral, cu condiția ca ele să fie efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile și să fie justificate de documente legale. ANAF va verifica dacă deplasările sunt legate de activitatea economică a companiei și dacă au avut loc în interes de serviciu.
Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor, cum ar fi ordinele de deplasare, deconturile de cheltuieli, facturile și bonurile fiscale. Inspectorii vor verifica dacă documentele sunt în regulă, dacă sumele corespund cu realitatea și dacă deplasările au avut loc.
Respectarea plafoanelor pentru diurnă: Un punct de interes major pentru ANAF este verificarea respectării plafoanelor pentru diurnă. Conform Codului Fiscal, diurna este deductibilă limitat, în funcție de țara în care se face deplasarea și de cuantumul prevăzut de legislație. Suma care depășește acest plafon este considerată o cheltuială nedeductibilă pentru companie și, în plus, un venit impozabil pentru angajat.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 625 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont și o înțelegere clară a regulilor de deductibilitate fiscală sunt esențiale pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 625 este un indicator important al costurilor operaționale și al strategiei de management a unei companii. Modul în care sunt gestionate aceste cheltuieli oferă indicii importante despre sănătatea operațională a entității și despre eficiența sa.

Impactul asupra profitabilității: Cheltuielile cu deplasările sunt o componentă a cheltuielilor operaționale ale unei companii. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile. O creștere a acestor costuri, fără o creștere proporțională a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor, cauzată de o gestionare ineficientă a costurilor de călătorie.
Indicator al strategiei de vânzări și marketing: Cheltuielile cu deplasările sunt adesea legate de activitățile de vânzări și marketing. O investiție crescută în deplasări pentru echipa de vânzări poate semnala o strategie agresivă de a pătrunde pe noi piețe sau de a consolida relațiile cu clienții existenți. Analiștii vor evalua dacă aceste cheltuieli generează un randament bun al investiției (ROI) sub forma unor vânzări crescute.
Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor cu deplasările este un semn al unui management eficient. Analiștii vor evalua dacă managementul adoptă politici de călătorie raționale, negociază tarife avantajoase cu furnizorii de servicii de călătorie și optimizează utilizarea resurselor. O planificare defectuoasă, care duce la costuri neprevăzute sau la cheltuieli excesive, este un semnal negativ pentru investitori.

Concluzie
Contul 625 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului strategic al unei companii. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și eficiența managementului în generarea de venituri și în controlul costurilor.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru

Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 6