Contabilitate

Contul 626 - Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații

Abordarea contabilă

Contul 626 este un cont de cheltuieli utilizat pentru a înregistra costurile cu serviciile de poștă, telefonie, internet și alte servicii de telecomunicații ale unei entități. Aceste cheltuieli sunt esențiale pentru a reflecta costurile de comunicare, care sunt o parte vitală a funcționării oricărei afaceri.

Definiție: Acest cont înregistrează cheltuielile cu serviciile de poștă, taxele de curierat rapid, costurile cu telefonia fixă și mobilă, abonamentele la internet și alte servicii similare.
Funcția: Rolul său principal este de a recunoaște cheltuiala în momentul în care serviciul a fost prestat și facturat, conform principiului contabilității de angajamente. Cheltuielile cu telecomunicațiile sunt recunoscute direct ca o cheltuială a perioadei.
Structura: Este un cont de cheltuieli, având un sold debitor. La sfârșitul perioadei fiscale, soldul său este transferat în contul de profit și pierdere (contul 121), pentru a calcula rezultatul final. .

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu: o firmă primește o factură pentru servicii de telefonie și internet în valoare de 200 lei (la care se adaugă TVA de 19%).

1. La înregistrarea facturii pentru servicii de telecomunicații:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
626 "Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații"	200	401 "Furnizori"	238
4426 "TVA deductibilă"	38

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 626 pentru a recunoaște costul serviciului. Se debitează contul de active 4426 pentru TVA-ul deductibil. Se creditează contul de datorii 401 pentru valoarea totală a facturii.

2. La plata facturii către furnizor:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
401 "Furnizori"	238	5121 "Conturi la bănci în lei"	238

Explicație: Se debitează contul de pasive 401 pentru a stinge datoria și se creditează contul de active 5121 pentru a înregistra ieșirea banilor din cont.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 626 este prezentat în Contul de profit și pierdere, în categoria "Alte cheltuieli de exploatare" sau în linia dedicată acestui tip de cheltuieli, pentru a calcula rezultatul operațional al companiei.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul contabil al cheltuielilor cu telecomunicațiile și serviciile poștale este guvernat de principiile generale stabilite în IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare" și de IFRS 15 "Venituri din contractele cu clienții". IFRS nu impune un cont specific echivalent cu 626, dar principiile sale ghidează recunoașterea și evaluarea cheltuielilor.

Recunoaștere și evaluare: Conform IFRS, cheltuielile cu telecomunicațiile sunt recunoscute în contul de profit și pierdere pe măsură ce serviciul este prestat. Acest lucru respectă principiul corespondentei (matching principle), care impune recunoașterea cheltuielilor în perioada în care au fost generate veniturile corespunzătoare. O entitate trebuie să determine dacă un cost de telecomunicații este o cheltuială legată de vânzări (de exemplu, costul unui apel telefonic către un client) sau o cheltuială de administrare (de exemplu, un abonament lunar la internet).
IFRS vs. OMFP: O diferență crucială între IFRS și OMFP constă în tratamentul cheltuielilor plătite în avans. Sub IFRS, o cheltuială plătită în avans, cum ar fi un abonament anual, ar trebui să fie recunoscută ca un activ (o cheltuială în avans) doar dacă serviciul corespunzător nu a fost încă prestat. Odată ce serviciul a fost prestat, cheltuiala este recunoscută integral în contul de profit și pierdere.
Prezentare: IAS 1 permite entităților să-și prezinte cheltuielile fie pe natură (grupate pe tipuri de cheltuieli), fie pe funcție (de exemplu, costul vânzărilor, cheltuieli de administrare, cheltuieli de distribuție). Cheltuielile cu telecomunicațiile sunt de obicei prezentate în funcție de natura lor sau de funcția pe care o deservesc.

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1 & IFRS 15)
Tratament contabil	Utilizează un cont specific (626) pentru a înregistra direct cheltuiala.	Nu impune un cont specific.
Principiu fundamental	Se bazează pe contabilitatea de angajamente.	Se bazează pe principiul corespondentei și al substanței economice.
Recunoaștere	Cheltuiala este recunoscută în momentul în care este suportată.	Cheltuiala este recunoscută în momentul în care serviciul este prestat.

În concluzie, IFRS tratează cheltuielile cu telecomunicațiile și serviciile poștale dintr-o perspectivă bazată pe principii și pe substanța economică a tranzacției, spre deosebire de OMFP, care se bazează pe o structură rigidă a planului de conturi.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 626 este o procedură crucială pentru a se asigura că valoarea cheltuielilor cu telecomunicațiile este reală, completă și corect evaluată. Obiectivul principal al auditorului este de a verifica dacă cheltuielile sunt justificate de facturi și de contracte și dacă au fost înregistrate în perioada corespunzătoare.

Principalele proceduri de audit

Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina facturile de la furnizorii de servicii de telecomunicații, abonamentele și contractele. El se va asigura că documentele sunt valabile și că sumele corespund cu serviciile prestate.
Validarea caracterului cheltuielilor: O procedură esențială este de a verifica dacă cheltuielile sunt legate de activitatea companiei. De exemplu, un auditor va verifica dacă facturile de telefonie mobilă includ cheltuieli personale ale angajaților care nu ar trebui să fie suportate de companie.
Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente serviciilor prestate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, o factură primită în ianuarie pentru un abonament valabil pentru luna decembrie a anului precedent trebuie înregistrată ca o cheltuială a anului precedent.

Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor cu telecomunicațiile în raport cu anii precedenți și cu numărul de angajați. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile sau o gestionare ineficientă a costurilor cu serviciile de comunicare.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 626 este de un interes major, deoarece cheltuielile înregistrate aici sunt, în mod normal, cheltuieli deductibile fiscal, având un impact direct asupra bazei de impozitare a impozitului pe profit. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la corectitudinea înregistrării și la justificarea cheltuielilor.

Principalele verificări ale ANAF

Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, cheltuielile cu serviciile de telecomunicații și poștale sunt cheltuieli deductibile integral, cu condiția ca ele să fie efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile și să fie justificate de documente legale. ANAF va verifica dacă serviciile au fost prestate și dacă sunt necesare pentru activitatea economică a companiei.
Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor, cum ar fi facturile de la furnizorii de servicii, contractele de abonament și bonurile fiscale. Inspectorii vor verifica dacă documentele sunt în regulă, dacă sumele corespund cu realitatea și dacă serviciile au fost prestate conform contractului.
Cheltuieli personale vs. profesionale: O preocupare majoră a ANAF este de a face distincția între cheltuielile cu telecomunicațiile cu caracter profesional și cele cu caracter personal. De exemplu, în cazul telefoanelor mobile, inspectorii vor verifica dacă există o politică internă care reglementează utilizarea telefonului în scop personal și dacă sunt impozitate ca avantaje în natură cheltuielile personale ale angajaților.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 626 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont și o înțelegere clară a regulilor de deductibilitate fiscală sunt esențiale pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 626 este un indicator important al costurilor operaționale și al eficienței managementului. Modul în care sunt gestionate aceste cheltuieli oferă indicii importante despre sănătatea operațională a entității.

Impactul asupra marjei de profit: Cheltuielile cu telecomunicațiile sunt o componentă a cheltuielilor operaționale ale unei companii. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile. O creștere a acestor costuri, fără o creștere proporțională a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor, cauzată de o gestiune ineficientă a abonamentelor sau de costuri excesive cu comunicațiile.
Indicator de risc operațional: O companie care se bazează pe servicii de telecomunicații fiabile va fi mai eficientă în operațiunile sale. Pe de altă parte, o întrerupere a serviciilor de comunicații poate duce la pierderi financiare semnificative și la o afectare a reputației. Acționarii sunt interesați de asigurarea unei infrastructuri de comunicații solide pentru a atenua aceste riscuri.
Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor cu telecomunicațiile este un semn al unui management eficient. Analiștii vor evalua dacă managementul negociază tarife avantajoase cu furnizorii de servicii de comunicații și dacă evită costurile inutile. O planificare defectuoasă, care duce la costuri neprevăzute sau la cheltuieli excesive, este un semnal negativ pentru investitori.

Concluzie
Contul 626 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului strategic al unei companii. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și eficiența managementului în generarea de venituri și în controlul costurilor.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru

Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 6