Contabilitate

Contul 628 - Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți

Abordarea contabilă

Contul 628 este un cont de cheltuieli utilizat pentru a înregistra costurile cu diverse servicii prestate de terți, care nu pot fi clasificate în mod specific în celelalte conturi de cheltuieli (de la 61 la 627). Acest cont acționează ca o "situație de urgență" sau o "cutie de depozit" pentru toate acele cheltuieli de servicii care sunt necesare pentru funcționarea unei afaceri, dar care nu au o categorie predefinită.

Definiție: Acest cont înregistrează o gamă largă de cheltuieli, cum ar fi:

Cheltuieli cu chiria unor mașini, utilaje sau echipamente.
Costurile cu serviciile de pază și protecție.
Cheltuieli cu curățenia și salubrizarea.
Servicii de reparații și întreținere care nu se referă la mijloace fixe.
Cheltuieli cu serviciile juridice, notariale sau de expertiză contabilă (care nu sunt de onorarii).

Funcția: Rolul său principal este de a recunoaște cheltuiala în momentul în care serviciul a fost prestat și facturat, conform principiului contabilității de angajamente. Toate aceste cheltuieli sunt recunoscute direct ca o cheltuială a perioadei, deoarece nu îndeplinesc criteriile de capitalizare.
Structura: Este un cont de cheltuieli, având un sold debitor. La sfârșitul perioadei fiscale, soldul său este transferat în contul de profit și pierdere (contul 121), pentru a calcula rezultatul final. .

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu: o companie primește o factură pentru servicii de curățenie în valoare de 500 lei (la care se adaugă TVA de 19%).

1. La înregistrarea facturii pentru servicii de curățenie:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți"	500	401 "Furnizori"	595
4426 "TVA deductibilă"	95

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 628 pentru a recunoaște costul serviciului. Se debitează contul de active 4426 pentru TVA-ul deductibil. Se creditează contul de datorii 401 pentru valoarea totală a facturii.

2. La plata facturii către furnizor:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
401 "Furnizori"	595	5121 "Conturi la bănci în lei"	595

Explicație: Se debitează contul de pasive 401 pentru a stinge datoria și se creditează contul de active 5121 pentru a înregistra ieșirea banilor.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 628 este prezentat în Contul de profit și pierdere, în categoria "Alte cheltuieli de exploatare" sau în linia dedicată acestui tip de cheltuieli, pentru a calcula rezultatul operațional al companiei.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, nu există un standard specific care să reglementeze "alte cheltuieli cu serviciile executate de terți", deoarece IFRS se bazează pe principii și nu pe un plan de conturi rigid. În schimb, tratamentul contabil al acestor cheltuieli este guvernat de principiile generale stabilite în IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare". IFRS nu impune un cont specific echivalent cu 628, dar principiile sale ghidează recunoașterea și evaluarea cheltuielilor.

Recunoaștere și evaluare: Conform IFRS, cheltuielile cu serviciile executate de terți sunt recunoscute în contul de profit și pierdere pe măsură ce serviciul este prestat. Acest lucru respectă principiul corespondentei (matching principle), care impune recunoașterea cheltuielilor în perioada în care au fost generate veniturile corespunzătoare.
Substanța economică: IFRS se concentrează pe substanța economică a tranzacției. O entitate trebuie să determine dacă un cost este o cheltuială legată de exploatare sau, în anumite cazuri, o cheltuială de capital (adică, un cost care ar trebui capitalizat ca un activ). De exemplu, costul unui serviciu de reparație majoră care prelungește durata de viață a unui mijloc fix ar trebui capitalizat, în timp ce costul unei reparații minore ar trebui recunoscut ca o cheltuială.
Prezentare: IAS 1 permite entităților să-și prezinte cheltuielile fie pe natură (grupate pe tipuri de cheltuieli), fie pe funcție (de exemplu, costul vânzărilor, cheltuieli de administrare, cheltuieli de distribuție). Cheltuielile înregistrate în acest cont ar trebui prezentate în funcție de funcția pe care o deservesc (de exemplu, serviciile de pază ar putea fi incluse în cheltuielile de administrare).

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1 și alte standarde)
Tratament contabil	Utilizează un cont specific (628) pentru a înregistra direct cheltuiala.	Nu impune un cont specific, ci se bazează pe principii.
Principiu fundamental	Se bazează pe contabilitatea de angajamente.	Se bazează pe principiul corespondentei și al substanței economice.
Recunoaștere	Cheltuiala este recunoscută în momentul în care este suportată.	Cheltuiala este recunoscută în momentul în care serviciul este prestat.

În concluzie, IFRS tratează cheltuielile cu serviciile executate de terți dintr-o perspectivă bazată pe principii și pe substanța economică a tranzacției, spre deosebire de OMFP, care se bazează pe o structură rigidă a planului de conturi.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 628 este o procedură crucială pentru a se asigura că valoarea cheltuielilor este reală, completă și corect evaluată. Obiectivul principal al auditorului este de a verifica dacă cheltuielile sunt justificate de serviciile prestate și dacă au fost înregistrate în perioada corespunzătoare. De asemenea, auditorul va acorda o atenție sporită clasificării cheltuielilor, pentru a se asigura că ele nu ar fi trebuit înregistrate în alte conturi.

Principalele proceduri de audit

Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina contractele, facturile de la furnizori și documentele de plată. El se va asigura că documentele sunt valabile, că sumele corespund și că serviciile au fost prestate conform contractului.
Validarea caracterului cheltuielilor: O procedură esențială este de a analiza natura cheltuielilor pentru a se asigura că ele sunt clasificate corect în Contul 628. De exemplu, un auditor va verifica dacă o cheltuială cu o reparație capitală, care ar trebui capitalizată, nu a fost înregistrată în acest cont.
Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente serviciilor prestate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, o factură primită în ianuarie, dar care se referă la servicii prestate în decembrie, trebuie înregistrată ca o cheltuială a anului precedent.
Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor din acest cont în raport cu anii precedenți. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile sau o gestionare ineficientă a costurilor.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 628 este de un interes major, deoarece cheltuielile înregistrate aici sunt, în mod normal, cheltuieli deductibile fiscal, având un impact direct asupra bazei de impozitare a impozitului pe profit. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la corectitudinea înregistrării și la justificarea cheltuielilor, în special datorită naturii "diverse" a acestui cont, care poate ascunde cheltuieli nedeductibile.

Principalele verificări ale ANAF

Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, cheltuielile cu serviciile executate de terți sunt cheltuieli deductibile integral, cu condiția ca ele să fie efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile și să fie justificate de documente legale. ANAF va verifica dacă serviciile au fost prestate și dacă sunt necesare pentru activitatea economică a companiei.
Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor, cum ar fi contractele de prestări servicii, facturile de la furnizori și documentele de plată. Inspectorii vor verifica dacă documentele sunt în regulă, dacă sumele corespund cu realitatea și dacă serviciile au fost prestate.
Corectitudinea clasificării: O preocupare majoră a ANAF este de a verifica dacă cheltuielile înregistrate în acest cont nu ar fi trebuit, de fapt, să fie clasificate drept cheltuieli nedeductibile sau cheltuieli de capital. De exemplu, costul unei reparații majore care prelungește durata de viață a unui mijloc fix ar trebui, din punct de vedere fiscal, capitalizat și amortizat, nu înregistrat direct ca o cheltuială a perioadei. O clasificare greșită poate duce la recalcularea bazei de impozitare.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 628 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont și o înțelegere clară a regulilor de deductibilitate fiscală sunt esențiale pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 628 este un indicator important al structurii de costuri și al eficienței managementului. Modul în care sunt gestionate aceste cheltuieli oferă indicii importante despre sănătatea operațională a entității și despre capacitatea sa de a menține costurile sub control.

Impactul asupra marjei de profit: Cheltuielile înregistrate în acest cont sunt o componentă a cheltuielilor operaționale ale unei companii. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile. O creștere a acestor costuri, fără o creștere proporțională a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor, cauzată de o gestiune ineficientă a costurilor de externalizare.
Indicator de risc operațional: O dependență prea mare de servicii externe poate expune compania la riscuri operaționale, cum ar fi creșterea prețurilor, indisponibilitatea furnizorilor sau calitatea slabă a serviciilor. Acționarii sunt interesați de diversificarea furnizorilor pentru a atenua aceste riscuri.
Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor înregistrate în acest cont este un semn al unui management eficient. Analiștii vor evalua dacă managementul negociază tarife avantajoase cu furnizorii de servicii, dacă evită costurile inutile și dacă externalizarea este justificată din punct de vedere economic. O planificare defectuoasă, care duce la costuri neprevăzute sau la cheltuieli excesive, este un semnal negativ pentru investitori.

Concluzie
Contul 628 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului strategic al unei companii. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și eficiența managementului în generarea de venituri și în controlul costurilor.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru

Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 6