• Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina facturile de la furnizori, contractele de service și rapoartele de lucru. El se va asigura că documentele sunt autorizate, că sumele sunt corecte și că serviciile au fost prestate.
• Diferența dintre cheltuieli și capitalizare: O procedură esențială este de a analiza natura lucrărilor. Un auditor va verifica dacă o cheltuială a fost înregistrată corect ca reparație (de exemplu, schimbarea uleiului la un utilaj) și nu ca o modernizare (de exemplu, adăugarea unei noi componente care crește capacitatea de producție). În cazul modernizărilor, cheltuiala ar trebui capitalizată și amortizată pe parcursul duratei de viață a activului, în loc să fie recunoscută integral ca o cheltuială a perioadei.
• Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente serviciilor prestate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, o factură primită în ianuarie, dar care se referă la servicii prestate în decembrie, trebuie înregistrată ca o cheltuială a anului precedent.
• Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor cu întreținerea și reparațiile în raport cu anii precedenți și cu volumul de activitate al companiei. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile, fraude sau o gestionare ineficientă.
  

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

• Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, cheltuielile cu întreținerea și reparațiile sunt cheltuieli deductibile integral, cu condiția ca ele să fie efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile. ANAF va verifica dacă lucrările au fost realizate pentru activele companiei și dacă sunt legate de activitatea economică a acesteia.
• Diferența dintre cheltuieli și capitalizare: O preocupare majoră a ANAF este de a verifica dacă cheltuielile de reparații nu sunt, de fapt, cheltuieli de modernizare care ar fi trebuit să fie capitalizate. Dacă o lucrare a crescut valoarea sau durata de viață a unui activ, costul ar trebui adăugat la valoarea acestuia și amortizat, nu trecut direct pe cheltuială. Recalificarea unei cheltuieli de modernizare în cheltuială de reparație poate duce la amenzi și la calcularea unor impozite suplimentare.
• Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor, cum ar fi facturile de la furnizori, contractele de prestări servicii și rapoartele de lucru. Inspectorii vor verifica dacă documentele sunt în regulă, dacă sumele corespund cu realitatea și dacă serviciile au fost prestate.
• Corelarea cu declarațiile fiscale: Inspectorii fiscali vor corela valoarea cheltuielilor cu datele din declarațiile fiscale, cum ar fi deconturile de TVA și declarațiile de impozit pe profit. De exemplu, ei vor verifica dacă TVA-ul aferent facturilor a fost dedus corect și dacă valoarea cheltuielilor se reflectă corespunzător în rezultatul fiscal.
  

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

• Impactul asupra profitabilității: Cheltuielile cu întreținerea și reparațiile sunt o componentă a cheltuielilor operaționale ale unei companii. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile. O creștere a acestor cheltuieli, fără o creștere proporțională a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor, cauzată de o mentenanță defectuoasă sau de un parc de active învechit.
• Indicator al calității activelor: O creștere a cheltuielilor cu reparațiile poate semnala o înrăutățire a stării activelor (echipamente, mașini, clădiri). Investitorii vor analiza aceste cheltuieli pentru a evalua dacă managementul investește suficient în menținerea în bună stare a activelor sau dacă activele sunt, pur și simplu, prea vechi și necesită înlocuire.
• Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor cu întreținerea și reparațiile este un semn al unui management eficient. Acesta poate indica o planificare proactivă a mentenanței și o gestionare inteligentă a costurilor. O planificare defectuoasă, care duce la reparații de urgență costisitoare, este un semnal negativ pentru investitori.