Contabilitate

Contul 612 - Cheltuieli cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile

Abordarea contabilă

Contul 612 este un cont de cheltuieli utilizat pentru a înregistra costurile aferente utilizării bunurilor sau drepturilor care aparțin altor entități, dar sunt folosite de compania dumneavoastră. Aceste cheltuieli sunt esențiale pentru a reflecta costurile de exploatare, cum ar fi plata chiriei pentru un spațiu de birouri sau pentru o hală de producție.

Definiție: Acest cont înregistrează cheltuielile cu chirii, redevențe și locații de gestiune, adică plățile pentru dreptul de a utiliza un bun sau un drept (de exemplu, un spațiu, un echipament sau un brevet de invenție) care aparține altcuiva.

Funcția: Rolul său principal este de a recunoaște cheltuiala în momentul în care serviciul (dreptul de utilizare) a fost prestat, conform principiului contabilității de angajamente. Chiar dacă plata se face în avans sau înapoi, cheltuiala se înregistrează în perioada la care se referă.

Structura: Este un cont de cheltuieli, având un sold debitor. La sfârșitul perioadei fiscale, soldul său este transferat în contul de profit și pierdere (contul 121), pentru a calcula rezultatul final.

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu: o companie plătește o chirie lunară de 5.000 lei (la care se adaugă TVA de 19%) pentru un spațiu de birouri.

1. La înregistrarea facturii de chirie:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
612 "Cheltuieli cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile"	5.000	401 "Furnizori"	5.950
4426 "TVA deductibilă"	950

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 612 pentru a recunoaște costul chiriei. Se debitează contul de active 4426 pentru TVA-ul deductibil. Se creditează contul de datorii 401 pentru valoarea totală a facturii.

2. La plata facturii către proprietar:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
401 "Furnizori"	5.950	5121 "Conturi la bănci în lei"	5.950

Explicație: Se debitează contul de pasive 401 pentru a stinge datoria și se creditează contul de active 5121 pentru a înregistra ieșirea banilor.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 612 este prezentat în Contul de profit și pierdere, în categoria "Cheltuieli de exploatare". Această valoare este crucială pentru a calcula rezultatul operațional al companiei.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul contabil al cheltuielilor cu chiria și redevențele este guvernat în principal de IFRS 16 "Contracte de leasing". Acest standard a schimbat radical modul de recunoaștere a contractelor de închiriere. IFRS nu impune un cont specific echivalent cu 612, dar principiile sale ghidează recunoașterea și evaluarea acestor cheltuieli.

Tratamentul de bază: Conform IFRS 16, majoritatea contractelor de închiriere sunt recunoscute în bilanț prin crearea unui drept de utilizare a activului și a unei datorii de leasing. Aceasta înseamnă că chiria nu este pur și simplu o cheltuială lunară. Valoarea activului (dreptul de utilizare) este amortizată pe parcursul duratei contractului, iar datoria de leasing este redusă treptat, recunoscându-se o cheltuială cu dobânda. Această abordare elimină diferența contabilă dintre leasingul operațional și cel financiar, capitalizând practic toate contractele de leasing.
Excepții de la IFRS 16: Standardul permite două excepții:

Contracte de leasing pe termen scurt (12 luni sau mai puțin).
Contracte de leasing pentru active cu valoare mică (de exemplu, un laptop sau un telefon).

În aceste cazuri, entitățile pot alege să trateze chiria direct ca o cheltuială, similar abordării din OMFP.

Prezentare: IAS 1 permite prezentarea cheltuielilor fie pe natură, fie pe funcție. Cheltuielile cu redevențele și chiria sunt de obicei prezentate în funcție de natura lor sau de funcția pe care o deservesc (de exemplu, cheltuieli de administrare, cheltuieli de distribuție).

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IFRS 16 & IAS 1)
Tratament contabil	Utilizează un cont specific (612) pentru a înregistra chiria ca o cheltuială.	Impune capitalizarea, recunoscând un activ și o datorie.
Principiu fundamental	Se bazează pe contabilitatea de angajamente.	Se bazează pe substanța economică a tranzacției.
Recunoaștere	Cheltuiala este recunoscută lunar.	Amortizarea și dobânda sunt recunoscute lunar, mai degrabă decât o singură cheltuială de chirie.

În concluzie, IFRS tratează cheltuielile cu chiria dintr-o perspectivă mult mai riguroasă, bazată pe judecata profesională și pe substanța economică a tranzacției, spre deosebire de OMFP, care se bazează pe o structură rigidă a planului de conturi.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 612 este o procedură crucială pentru a se asigura că valoarea cheltuielilor cu chiriile este reală, completă și corect evaluată. Obiectivul principal al auditorului este de a verifica dacă cheltuielile sunt justificate de contractele semnate și de serviciile prestate, conform principiului contabilității de angajamente.

Principalele proceduri de audit

Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina contractele de închiriere sau de redevență. El va verifica termenele contractuale, sumele, modul de calcul al chiriei și dacă plățile au fost efectuate conform contractului. De asemenea, va solicita facturile de la proprietari sau furnizori pentru a se asigura că cheltuielile sunt înregistrate corespunzător.
Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente serviciilor prestate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, o factură primită în ianuarie, dar care se referă la chiria din decembrie, trebuie înregistrată ca o cheltuială a anului precedent. Aceasta se face adesea prin verificarea plăților efectuate la începutul noului an.
Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor cu chiriile în raport cu anii precedenți și cu numărul de spații închiriate. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile sau o nerespectare a termenilor contractuali.
Confirmarea cu terții: O altă procedură importantă este de a confirma direct cu proprietarii sau cu furnizorii de servicii valoarea chiriei sau a redevențelor înregistrate în contabilitate. Acest lucru se face prin trimiterea de scrisori de confirmare.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 612 este de un interes major, deoarece cheltuielile înregistrate aici sunt, în mod normal, cheltuieli deductibile fiscal, având un impact direct asupra bazei de impozitare a impozitului pe profit. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la corectitudinea înregistrării și la justificarea cheltuielilor.

Principalele verificări ale ANAF

Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, cheltuielile cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile sunt cheltuieli deductibile integral, cu condiția ca ele să fie efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile. ANAF va verifica dacă spațiile sau echipamentele închiriate sunt folosite în activitatea economică a companiei și dacă sunt legate de procesul de producție, administrativ sau de vânzări.
Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor. Acestea includ contractele de închiriere sau de leasing, facturile de la proprietari și documentele de plată. Inspectorii vor verifica dacă sumele facturate corespund cu cele înregistrate în contabilitate și dacă contractele sunt valabile și în vigoare.
Corectitudinea TVA-ului: ANAF va verifica dacă TVA-ul aferent facturilor de chirie a fost dedus corect. De exemplu, în cazul în care un contract de închiriere este scutit de TVA, compania nu are dreptul să deducă TVA-ul.
Testul de piață (pentru tranzacțiile cu afiliați): Dacă tranzacțiile de închiriere se desfășoară între părți afiliate, ANAF va aplica principiul "prețului de piață". Aceasta înseamnă că inspectorii vor verifica dacă valoarea chiriei plătite este similară cu valoarea de piață a unei chirii pentru un spațiu similar. O valoare a chiriei exagerată ar putea fi considerată o cheltuială nedeductibilă, fiind o formă de transfer de profit.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 612 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont și o înțelegere clară a regulilor de deductibilitate fiscală sunt esențiale pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 612 este un indicator important al costurilor operaționale fixe ale unei companii și al structurii sale de costuri. Analiza acestui cont oferă informații cruciale despre stabilitatea și flexibilitatea financiară a entității.

Marja de profit: Cheltuielile cu chiria sunt, în general, o componentă fixă a cheltuielilor operaționale. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile. O creștere a cheltuielilor cu chiria, fără o creștere proporțională a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor, cauzată de creșterea prețurilor la imobiliare sau de o suprafață de spații închiriate prea mare pentru volumul de afaceri.
Indicator de risc operațional: O companie care se bazează pe active închiriate (față de active deținute în proprietate) poate avea o structură de costuri mai flexibilă. Acest lucru este benefic în perioade de recesiune, deoarece costurile cu chiria pot fi ajustate (sau contractul reziliat), în timp ce costurile cu deținerea de active (amortizarea) sunt fixe. Pe de altă parte, o dependență prea mare de active închiriate poate expune compania la riscul de majorare a chiriei la renegocierea contractelor.
Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor cu chiria este un semn al unui management eficient. Acesta poate indica o planificare proactivă a nevoilor de spațiu și o negociere inteligentă a contractelor. O planificare defectuoasă, care duce la spații neutilizate sau la chirii mult peste valoarea de piață, este un semnal negativ pentru investitori.

Concluzie
Contul 612 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului costurilor. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și eficiența managementului în gestionarea procesului de producție.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru

Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 6