Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 6
Catre paginile Lucru Dorin M

Contabilitate

Contul 642 - Cheltuieli cu avantajele în natură și tichetele acordate salariaților

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu avantajele în natură, respectiv cu tichetele de masă, de vacanță, de creșă și cadou acordate salariaților, potrivit legii.

În debitul contului 642 "Cheltuieli cu avantajele în natură și tichetele acordate salariaților" se înregistrează:

– contravaloarea avantajelor în natură acordate salariaților (421);

– valoarea tichetelor acordate salariaților (532).

Contul nu prezintă sold realizându-se închiderea pe creditul contului 121 - Profit și pierdere.

Acest cont se dezvoltă pe următoarele conturi sintetice de gradul II:

6421. Cheltuieli cu avantajele în natură acordate salariaților

6422. Cheltuieli cu tichetele acordate salariaților

Contul nu prezintă sold realizându-se închiderea pe creditul contului 121 - Profit și pierdere.

Abordarea contabilă

Contul 642 este un cont de cheltuieli utilizat pentru a înregistra costurile cu diverse beneficii acordate angajaților, altele decât salariile în numerar. Aceste beneficii sunt considerate o componentă a cheltuielilor cu personalul și sunt cruciale pentru a reflecta costul total al forței de muncă.
  • Definiție: Acest cont înregistrează cheltuielile cu avantaje în natură (de exemplu, utilizarea gratuită a unei mașini de serviciu în scop personal, locuințe de serviciu) și cu tichete (de masă, cadou, de creșă, de vacanță) acordate salariaților.
  • Funcția: Rolul său principal este de a recunoaște cheltuiala cu aceste beneficii în momentul în care sunt acordate angajaților. Costul acestor beneficii este înregistrat direct ca o cheltuială a perioadei.
  • Structura: Este un cont de cheltuieli, având un sold debitor. La sfârșitul perioadei fiscale, soldul său este transferat în contul de profit și pierdere (contul 121), pentru a calcula rezultatul final. .
Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu: o firmă acordă angajaților tichete de masă în valoare de 2.000 lei.

1. La înregistrarea facturii pentru tichetele de masă:
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
642 "Cheltuieli cu avantajele în natură și tichetele acordate salariaților" 2.000 401 "Furnizori" 2.000
Explicație: Se debitează contul de cheltuieli 642 pentru a recunoaște costul tichetelor de masă. Se creditează contul de datorii 401 pentru a înregistra datoria față de furnizorul de tichete.

2. La plata facturii către furnizor:
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
401 "Furnizori" 2.000 5121 "Conturi la bănci în lei" 2.000
Explicație: Se debitează contul de pasive 401 pentru a stinge datoria și se creditează contul de active 5121 pentru a înregistra ieșirea banilor.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 642 este prezentat în Contul de profit și pierdere, în categoria "Cheltuieli cu personalul" pentru a calcula rezultatul operațional al companiei.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul contabil al cheltuielilor cu avantajele în natură și tichetele acordate angajaților este reglementat de IAS 19 "Beneficiile angajaților". Spre deosebire de OMFP, care se bazează pe un plan de conturi rigid, IAS 19 se concentrează pe principiile de recunoaștere și evaluare a beneficiilor angajaților. IFRS nu impune un cont specific echivalent cu 642, dar principiile sale ghidează recunoașterea și evaluarea cheltuielilor.
  • Recunoaștere și evaluare: Conform IAS 19, o entitate trebuie să recunoască beneficiile pe termen scurt ale angajaților, inclusiv tichetele de masă și avantajele în natură, ca o cheltuială a perioadei pe măsură ce angajații prestează serviciile corespunzătoare. Aceste beneficii sunt recunoscute ca o datorie (un pasiv) pentru valoarea neplătită a beneficiilor și ca o cheltuială în contul de profit și pierdere.
  • Substanța economică: IAS 19 se concentrează pe substanța economică a tranzacției. Standardul face o distincție clară între diferitele tipuri de beneficii ale angajaților:
    • Beneficii pe termen scurt: Salarii, prime, bonusuri, tichete de masă și avantaje în natură. Acestea sunt recunoscute în întregime ca o cheltuială a perioadei.
  • Prezentare: IAS 1 permite entităților să-și prezinte cheltuielile fie pe natură (grupate pe tipuri de cheltuieli), fie pe funcție (de exemplu, costul vânzărilor, cheltuieli de administrare). Cheltuielile cu personalul, inclusiv tichetele și avantajele, sunt de obicei prezentate în funcție de natura lor în contul de profit și pierdere, dar este permisă și o prezentare pe funcție, în care costurile cu tichetele pot fi incluse în diferite linii (de exemplu, costul de vânzare pentru echipa de vânzări).
Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP
Aspect OMFP 1802/2014 IFRS (IAS 19 & IAS 1)
Tratament contabil Utilizează un cont specific (642) pentru a înregistra direct cheltuiala. Nu impune un cont specific. Recunoaște cheltuiala pe baza principiului corespondentei.
Principiu fundamental Se bazează pe contabilitatea de angajamente. Se bazează pe principiul corespondentei și al substanței economice.
Recunoaștere Cheltuiala este recunoscută în momentul în care drepturile salariale sunt acordate. Cheltuiala este recunoscută pe măsură ce angajatul prestează serviciile.
În concluzie, IFRS tratează cheltuielile cu tichetele și avantajele în natură dintr-o perspectivă bazată pe principii și pe substanța economică a tranzacției, spre deosebire de OMFP, care se bazează pe o structură rigidă a planului de conturi.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 642 este o procedură crucială pentru a se asigura că valoarea cheltuielilor cu avantajele în natură și tichetele este reală, completă și corect evaluată. Obiectivul principal al auditorului este de a verifica dacă cheltuielile sunt justificate de documente legale (contracte, decizii interne) și dacă au fost înregistrate în perioada corespunzătoare. De asemenea, auditorul va acorda o atenție sporită implicațiilor fiscale ale acestor avantaje, mai ales în ceea ce privește impozitarea și contribuțiile sociale.

Principalele proceduri de audit
  • Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina contractele cu furnizorii de tichete (de masă, cadou etc.), facturile, deconturile de cheltuieli pentru avantajele în natură (de exemplu, utilizarea mașinii de serviciu) și deciziile interne ale companiei. El se va asigura că documentele sunt valabile, că sumele corespund cu realitatea și că beneficiile au fost acordate angajaților.
  • Validarea caracterului cheltuielilor: O procedură esențială este de a verifica dacă beneficiile înregistrate în acest cont sunt, într-adevăr, avantaje pentru angajați și dacă nu există cheltuieli personale ale salariaților care au fost înregistrate eronat.
  • Testul de cut-off: Auditorul va verifica dacă cheltuielile aferente beneficiilor acordate la sfârșitul perioadei fiscale au fost înregistrate corect. De exemplu, tichetele de masă acordate în decembrie, dar plătite în ianuarie, trebuie înregistrate ca o cheltuială a anului precedent.
  • Analiza fluctuațiilor: Auditorul va analiza variațiile cheltuielilor din acest cont în raport cu anii precedenți și cu numărul de angajați. O creștere sau o scădere nejustificată ar putea indica erori contabile sau modificări în politica de beneficii a companiei.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 642 este de un interes major, deoarece cheltuielile înregistrate aici au un impact direct asupra bazei de impozitare a impozitului pe profit și a contribuțiilor sociale. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la corectitudinea înregistrării și la justificarea cheltuielilor, în special datorită regimului fiscal diferențiat al diferitelor tipuri de avantaje și tichete. .

Principalele verificări ale ANAF
  • Deductibilitatea cheltuielilor: Conform Codului Fiscal, anumite cheltuieli cu avantaje în natură și tichete sunt cheltuieli deductibile integral, în timp ce altele pot fi limitat deductibile sau chiar nedeductibile. ANAF va verifica dacă aceste cheltuieli au fost efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile și dacă sunt justificate de documente legale.
  • Verificarea documentației justificative: ANAF va solicita documentele care stau la baza cheltuielilor, cum ar fi facturile de la furnizorii de tichete, contractele de leasing pentru mașinile de serviciu folosite în scop personal și deciziile interne care reglementează acordarea acestor beneficii. Inspectorii vor verifica dacă sumele înregistrate corespund cu realitatea și dacă beneficiile au fost acordate conform legii.
  • Corectitudinea calculului contribuțiilor sociale și a impozitului pe venit: O preocupare majoră a ANAF este de a se asigura că angajatorii au calculat și reținut corect impozitul pe venit și contribuțiile sociale (CAS, CASS) de la angajați, inclusiv pentru avantajele în natură și tichetele impozabile. Unele tichete (de exemplu, tichetele de masă) sunt scutite de anumite contribuții, în timp ce altele (de exemplu, avantajele în natură) sunt impozabile și taxabile. ANAF va verifica dacă aceste sume au fost declarate și virate la timp către bugetele corespunzătoare.
Concluzie
Pentru ANAF, Contul 642 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont și o înțelegere clară a regulilor de deductibilitate fiscală sunt esențiale pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 642 este un indicator important al strategiei de management al resurselor umane și al structurii de costuri a unei companii. Modul în care sunt gestionate aceste cheltuieli oferă indicii importante despre sănătatea operațională a entității și despre capacitatea sa de a atrage și de a reține talente.
  • Impactul asupra profitabilității: Cheltuielile cu avantajele în natură și cu tichetele sunt o componentă a cheltuielilor cu personalul și au un impact direct asupra marjelor de profit. O creștere a acestor costuri, fără o creștere proporțională a productivității sau a veniturilor, poate indica o presiune asupra marjelor. Analiștii vor urmări trendul acestor cheltuieli în raport cu veniturile și cu numărul de angajați.
  • Indicator de retenție a personalului: O politică de beneficii generoasă, care include avantaje în natură și tichete, poate fi un semn al unui angajator de top. Acționarii sunt interesați de faptul că o astfel de politică ajută la atragerea și la retenția personalului calificat, reducând astfel costurile cu recrutarea și formarea.
  • Evaluarea managementului: Un control riguros al costurilor cu beneficiile extra-salariale este un semn al unui management eficient. Analiștii vor evalua dacă managementul optimizează structura de beneficii și dacă evită costurile inutile. O planificare defectuoasă, care duce la costuri neprevăzute sau la cheltuieli excesive, este un semnal negativ pentru investitori.
Concluzie
Contul 642 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului strategic al unei companii. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și eficiența managementului în controlul costurilor și în gestionarea resurselor umane.

Bibliografie:
O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).
Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.
O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).
Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru